O passo a passo de uma apresentação

Antes da apresentação:

1. Falar em público: um dom divino?

Não se pode negar que alguns nasceram com o dom da eloqüência. São pessoas carismáticas, persuasivas e envolventes. Mas são casos raros. A maioria de nós, se quiser se comunicar bem, deverá buscar subsídios, treinar muito e empenhar grande esforço pessoal para administrar o medo, traçar objetivos e estratégias, e buscar conhecimentos para desenvolver e aprimorar essa arte.

2. Desfrute a sensação de ter sido convidado para se apresentar em público

Encare sua apresentação como uma oportunidade ímpar de aperfeiçoamento pessoal, e não uma ameaça; afinal, para enfrentar uma platéia, é preciso afinar as convicções e os argumentos.

Se o medo o ameaçar, lembre-se: você foi convidado! Você conquistou um espaço e o merece. Não deixe que seus medos atrapalhem suas conquistas. Mostre o que sabe. As pessoas estão ali para aprender com você, não para apontar as suas inseguranças.

3. Pensar positivo faz toda a diferença

As imagens mentais positivas ajudam a fortalecer a autoestima. Por isso, os diálogos internos negativos que reforçam a timidez devem ser evitados. Lembre-se de situações em que você se superou e retome a sensação de sucesso. É sobre essa base que se desenvolverão o autocontrole e a segurança pessoal.

4. Visualize o sucesso de sua apresentação

Imagine-se indo em direção ao palco com passos tranqüilos, semblante relaxado… você olha para a platéia e reconhece nela uma torcida a seu favor… começa a falar e sente, já na introdução, que despertou o interesse dos ouvintes. Gradativamente, vai desenvolvendo o tema principal com argumentos sólidos e consistentes, até fechar com muita propriedade a apresentação, que foi clara, direta, persuasiva.

Isso terá um efeito altamente poderoso sobre sua mente na hora H. E, mesmo que a apresentação real fuja desse script de imagens positivas, você já terá criado um clima mais propício e tranqüilo para administrar todo tipo de tensão.

5. “Turbine-se”

No mundo das comunicações, assim como em qualquer outra área, não há mágica. Então, invista em si mesmo para colher bons resultados. Alguns bons investimentos:

  • Seja um observador das coisas à sua volta, procurando estabelecer inter-relações, mesmo entre os temas técnicos da sua área e os fatos do seu dia a dia.
  • Pratique a arte de ouvir para poder aprender.
  • Seja um crítico dos profissionais da comunicação (apresentadores de TV, jornalistas, palestrantes), percebendo os pontos fracos, mas destacando os pontos fortes, nos quais você deve se inspirar.
  • Cuide de seu patrimônio intelectual e emocional, amplie seu círculo de amizades. A arte da boa conversa ajuda muito nas apresentações em público.
  • Treine sua capacidade de persuasão, argumentando sobre questões polêmicas com amigos e colegas de trabalho.
  • Atualize-se em sua área profissional, investindo em novos cursos.

6. Incremente o “currículo oculto” e fique antenado com o mundo

Armazenar conceitos, fórmulas e associações verbais criativas que possam ser “sintonizados” a qualquer instante é um tipo de bagagem (o currículo oculto) que todo comunicador deve ter para ganhar desenvoltura nas apresentações, facilitar o encadeamento das idéias e adquirir fluência verbal.

Leia muitos livros, pesquise na internet, assine pelo menos um jornal diário, uma revista semanal e uma publicação relacionada à sua área específica; assista a filmes diversos; participe de palestras e congressos; conviva com pessoas da sua e de outras áreas.

7. Busque inspiração

De um modo geral, nas apresentações você pode recorrer a pensamentos e frases célebres para desenvolver ou ilustrar um determinado ponto. Tenha sempre à mão um caderno para anotar o nome de autores, histórias e parábolas, tudo o que puder servir para enriquecer o conteúdo da sua apresentação. Crie pastas (no micro ou em local adequado) para arquivar essas informações preciosas.

8. A ocasião faz a comunicação

Quer trabalhando em uma empresa, quer em situações sociais, sempre há oportunidades para usar a palavra. Prepare-se para essas ocasiões, exercitando no dia-a-dia sua fluência verbal.

Outra forma de otimizar a fluência verbal é ler em voz alta e criar o hábito de identificar e corrigir possíveis falhas de dicção.

9. Estratégia comunicativa

Organize-se, planeje criteriosamente cada passo de sua apresentação e confira sempre:

  • a sala – tamanho e capacidade; obstáculos para a visualização; localização de sua mesa; controle de iluminação; decoração e/ou janelas que podem interferir na manipulação dos recursos audiovisuais; temperatura; localização de tomadas etc.;
  • os equipamentos – microfone, flip chart, lousa, retroprojetor, projetor multimídia, videocassete/DVD player, tela de projeção, além de outros materiais como lápis, canetas, marcadores, folhetos etc.

10. Pense em TODOS os detalhes

Como coordenador de sua própria apresentação, você deve cuidar também dos avisos gerais, informando os procedimentos: o programa do evento (duração das atividades; horário das refeições e do intervalo); a logística do espaço (estacionamento, segurança, dificuldades de acesso, localização dos bebedouros, sanitários, escadas, elevadores, telefones e alarmes, equipamento contra incêndio, sala da administração, restaurante, lanchonete, enfermaria etc.) e as possíveis restrições (fumar; usar telefone celular etc.).

Preparar-se para acolher os participantes da melhor forma possível é o primeiro passo para a boa comunicação.

11. Escreva o que for falar

Para sentir-se mais seguro e ter certeza de que foi entendido, as idéias devem ser apresentadas com lógica e coerência. A melhor tática para isso é escrever sua palestra.

Quando escrevemos, somos obrigados a imprimir coerência e raciocínio lógico ao nosso pensamento e ao que queremos dizer. O caminho das pedras é:

  • pesquisar tudo o que for possível sobre o assunto;
  • ter sempre à mão um bom dicionário para consultas permanentes e reciclar seus conhecimentos gramaticais;
  • fazer um roteiro das idéias principais;
  • deixar muito clara a importância do tema e a relação deste com o interesse da platéia;
  • selecionar as idéias mais adequadas ao momento, local, meio e público-alvo;
  • administrar bem o tempo, evitando discorrer sobre muitos conceitos diferentes.

12. Procure criar seu estilo

No caso da comunicação, o estilo é uma marca individual, um jeito único e intransferível de transmitir uma mensagem. Procure conhecer seu estilo. Ele é formal ou informal? Direto ou metafórico? Expressivo ou reservado?

Mas atenção: o estilo não pode ser forjado ou a platéia notará e reagirá de forma negativa. Seu estilo deve harmonizar-se com sua personalidade e combinar seus princípios e valores pessoais à imagem pública que você pretende construir.

13. Focar é a chave

Sua apresentação deve ter uma característica específica, uma linha mestra que permeie todo o conteúdo, para que não se torne um conjunto de informações soltas e desconexas.

14. Crie um bom título

Na hora de definir o título de sua apresentação, pense bem. O título é a primeira referência que você entrega ao divulgador, o primeiro indicador da qualidade do seu trabalho.

O título deve ser seu aliado, não seu inimigo. Infelizmente, esse é um risco que você vai correr se fizer uma escolha equivocada. Por isso, estude bastante antes de tomar a decisão.

O melhor título é aquele que desperta a curiosidade das pessoas e o interesse pelo que será apresentado.

15. Decifre seu público

O conteúdo da apresentação deve superar as expectativas dos ouvintes. Daí a importância de se estabelecer relações entre o tema da palestra ou do curso e a realidade dos participantes, empregando exemplos tirados do dia-a-dia, para facilitar a assimilação dos conceitos.

Além de surpreender, isso despertará o interesse e cativará a platéia. Quanto mais você conhecer o público-alvo, maiores são suas chances de atender às suas demandas.

16. Utilize o poder da empatia

A boa comunicação depende de um clima de confiança e amizade. Evite preconceitos, não julgue os participantes, respeite princípios e valores, mesmo que não concorde com eles. Isso é primordial para o sucesso da sua apresentação.

As diferenças pessoais devem ser fatores de enriquecimento, não de ameaça. Os participantes não são seus inimigos. Quanto mais confiança você transmitir, maior será a empatia e o grau de aprendizagem.

17. Um pouco de adrenalina faz parte…

A melhor forma de administrar o medo é enfrentá-lo. Para isso, faça uma lista de tudo o que de pior pode ocorrer durante sua apresentação e memorize a solução. Por exemplo:

  • Pane nos recursos audiovisuais
    • O melhor recurso é você. Prepare-se para se apresentar mesmo sem recursos audiovisuais.
  • Informação errada
    • Na primeira oportunidade que surgir, corrija. Não finja que não errou!
  • Escorregar ou cair no palco
    • Peça ajuda se for preciso. Levante-se, respire fundo, aja naturalmente, mantenha o bom humor e vá em frente.
  • Pergunta sobre um assunto desconhecido
    • Anote os dados do interlocutor, diga que vai pesquisar e enviar uma resposta ou indicar um especialista no assunto.

LEMBRE-SE:

Se um imprevisto ocorrer, relaxe. Você nunca conseguirá ter o controle absoluto dos fatos e imprevistos, ainda mais quando se trata de relações humanas. Um pouco de adrenalina faz parte…

18. Procure entender seu próprio medo

É isso mesmo! Seu medo pode não passar de um fantasma e você precisa enquadrá-lo. Como?

  • Reconhecendo e identificando suas origens.
  • Analisando criticamente suas razões.
  • Aliviando-o com pensamentos otimistas.
  • Treinando, treinando muito o conteúdo de sua apresentação.
  • Realizando exercícios para controlar o medo.
  • Visualizando seu sucesso.

19. Respiração consciente

Geralmente, a tensão bloqueia nossa capacidade respiratória, trazendo desconforto e aumentando ainda mais a ansiedade. Inspire conscientemente, prestando atenção na entrada e na saída do ar. Admita que você está em um momento de pressão e a respiração consciente pode aliviar o corpo e oxigenar o cérebro.

Isso permitirá que você se sinta mais forte para administrar suas emoções.

Respire!

 

Na hora H: apresentando…

1. Seja pontual

Sempre inicie sua apresentação no horário estabelecido: isso é uma questão de respeito para com os ouvintes pontuais.

Diga-lhes também qual o horário do término do trabalho e evite ultrapassar o tempo marcado para não criar ansiedade e tensão na platéia.

2. Postura adequada

Imagine seu corpo sendo puxado internamente por um fio que vai do chão ao teto. Esse fio possui flexibilidade, elasticidade e ajuda a manter um eixo estrutural que sustenta o corpo com elegância e naturalidade. Os joelhos devem estar levemente flexionados e os quadris bem encaixados.

3. Interação visual

O olhar é o que mais influi em uma comunicação. Todos precisam se sentir tocados pelo olhar do apresentador. Divida a platéia mentalmente; se for grande, em quatro partes: A, B, C e D. No início, olhe para o público como um todo, depois olhe para a parte A, em seguida para a B, depois para a C e finalmente para a D, revezando essa dança do olhar de forma que todos se sintam contemplados por sua atenção visual.

Mantenha a cabeça sempre erguida e o olhar direcionado à platéia, evitando sentar, virar de costas e olhar para o chão ou para o teto.

4. Os primeiros cinco minutos…

Os sentimentos de medo e ansiedade podem prevalecer no início da apresentação e, se não forem administrados, comprometer os resultados. Algumas sugestões para maior segurança:

  • Respire lentamente, percebendo com clareza os movimentos de inspiração e expiração. Isso ajudará você a entrar em sintonia consigo mesmo.
  • Use roupas adequadas e confortáveis.
  • Chegue com antecedência ao evento, não só para conferir os detalhes, mas para se familiarizar com o espaço de sua apresentação.
  • Recepcione os participantes com a máxima cortesia e entre logo no clima da apresentação.
  • Olhe durante alguns segundos para a platéia e encontre um rosto receptivo. Capte essa energia para si e em seguida devolva-a para todos.
  • Inicie sua fala com uma frase que atraia o interesse do público.

5. Esqueça a técnica

Se durante a apresentação você ficar se corrigindo, querendo aplicar as técnicas de comunicação, isso pode causar tensão e comprometer a naturalidade da apresentação. Esse momento é único. A platéia quer sua mensagem. Deixe sua avaliação para depois.

6. Comece pelo começo

Na maioria das vezes, o profissional apresenta a si próprio para a platéia. Essa é uma forma de legitimar seu papel naquele momento e naquele espaço. Dedicar um tempo para se apresentar ajuda a quebrar o gelo inicial.

Assim, com simplicidade e simpatia, saliente os aspectos de sua biografia profissional que estejam relacionados ao tema da apresentação.

Se houver um mestre-de-cerimônias para fazer isso, corresponda com uma atitude amistosa: olhe para ele e ouça-o com atenção até o momento de iniciar sua apresentação.

7. Quem é quem

O ideal é que todos os participantes usem crachás com os nomes legíveis para ser identificados a distância. Isso agiliza a interação com o grupo.

8. Perto dos olhos, perto do coração

Quanto mais próximos os participantes estiverem do apresentador, maior será a interação e o envolvimento. Assim, se o auditório tiver uma quantidade maior de lugares disponíveis do que o número de espectadores, peça aos presentes que ocupem as cadeiras mais próximas. Assim, você terá uma visão mais global e compacta da platéia.

9. Trinta segundos e nada mais

No caso de platéias de até 30 pessoas, é possível pedir a cada participante que se apresente. Para administrar melhor o tempo, cada um poderá ter no máximo 30 segundos. Isso dependerá do objetivo e do tempo do evento.

10. “Acordo de convivência”

Ao iniciar uma aula ou um treinamento, após conhecer as expectativas do grupo, faça um “acordo de convivência” com os participantes registrando em folhas separadas de flip chart o que o grupo quer (dinamismo, troca de informações, respeito, objetividade, criatividade, recursos audiovisuais etc.) e o que o grupo não quer (tempo mal administrado, fumaça de cigarros, telefones celulares tocando na sala ou na platéia etc.).

Se bem elaborado, esse acordo evitará desperdício de tempo e garantirá uma relação mais democrática em que todos são responsáveis pelo resultado do trabalho.

11. Defina a hora da participação da platéia

No início da apresentação, defina como e quando a platéia poderá fazer perguntas. As opções são:

  • Durante a apresentação, à medida que surgirem questionamentos ou, no final da exposição, no tempo reservado para as perguntas.
  • Quando a platéia for muito grande, nem sempre há tempo para responder a todas as perguntas. Uma solução é fornecer um site ou endereço eletrônico para a pessoa entrar em contato.

12. Procure “envolver” a platéia

Se você perceber que seu público está sonolento ou inquieto, faça imediatamente um intervalo ou, se possível, proponha exercícios práticos ou jogos dramáticos. Treine antes para verificar em que momento sua apresentação se torna cansativa ou monótona e veja o que pode fazer para evitar isso.

13. A arte de ser simples

Se por vaidade o comunicador se expressar com linguagem rebuscada, palavras desconhecidas, termos estrangeiros, orações indiretas que dificultem a tradução das idéias, com certeza a mensagem não chegará de forma clara aos ouvintes.

Escolher as melhores palavras é uma arte que pode ser desenvolvida com treino constante. No caso de termos específicos, técnicos e estrangeirismos, escreva o significado no flip chart ou no quadro.

Todo comunicador usufrui de uma condição privilegiada e não precisa provar seu valor com um palavreado difícil. A missão é comunicar, e isso só ocorre se a mensagem for compreendida.

14. A força dos argumentos na apresentação

Explicar um conceito não exige apenas conhecimento técnico, mas capacidade de persuadir o ouvinte. Quanto mais precisas forem suas argumentações, maiores serão as chances de ser bem compreendido.

A arte dos grandes oradores está no poder de argumentar. Um bom argumento faz refletir e transforma.

15. Na medida certa

Cuidado com o excesso de informações – o público precisa de um tempo para assimilar os conceitos. Comunicação eficaz não se mede pela quantidade de informações veiculadas, mas pelo número de informações apreendidas.

16. Tenha cautela com as estatísticas

Bombardear as pessoas com muitos números pode confundi-las e reduzir as chances de aprendizagem. Muita informação gera confusão. Por isso, trabalhe apenas com estatísticas significativas, certificando-se das datas e de seu real valor para a apresentação.

Não se esqueça de inserir os dados em um contexto, para causar mais impacto.

17. Intervalo é sagrado

Por mais interessante que seja o conteúdo de sua palestra, a platéia tem necessidade física de movimentar-se. Se possível, a cada hora e meia faça um pequeno intervalo. Proponha uma atividade revitalizadora para o grupo interagir e renovar o interesse e a motivação. Corpo e mente precisam estar espertos para a assimilação da mensagem.

18. Saiba lidar com os imprevistos

Todo apresentador conhece:

  • ruídos externos que não cessam… O jeito é falar mais alto do que os ruídos sem mostrar irritação, para não desviar a atenção da platéia;
  • conversas paralelas… Aproxime-se discretamente dessas pessoas; o fato de aproximar-se faz que o foco retorne a você;
  • os eternos retardatários… Inclua-os com naturalidade sem interromper o fluxo.

19. Emoção, sim; vexame, não

Há um exercício utilizado por atores que ajuda a administrar emoções durante as apresentações em público.

Se o choro e/ou o riso nervoso se tornarem descontrolados, experimente respirar lenta e profundamente, contrair os dedos dos pés como se estivessem agarrando o chão.

20. Piadas? Tome cuidado…

Contar piadas durante uma apresentação pode ser uma faca de dois gumes. Alguns comunicadores são, de fato, excelentes humoristas e conseguem grande adesão da platéia. Por outro lado, piadas costumam trazer ranços preconceituosos e podem criar mal-estar ou ferir alguns espectadores.

Na dúvida, não pague para ver, pois o preço pode ser muito alto. Se você não é um exímio contador de piadas, não tem grande familiaridade com a platéia, não tem certeza de que a piada tem a ver com o tema proposto ou trará algo de útil, evite-a. Aja com simpatia e flexibilidade, e isso por si só será suficiente para criar um clima de descontração.

21. O “branco” não é um bicho-de-sete-cabeças

A melhor arma contra o “branco” é o planejamento. Por isso, esteja com todo o conteúdo pronto com a antecedência necessária para a apresentação e repasse os pontos principais.

Outras dicas úteis para lidar com o branco:

  • lembre-se de uma palavra importante que permeie toda a apresentação e faça uma associação de idéias;
  • lance uma pergunta. Por exemplo: “O que ficou até agora sobre o nosso tema?”
  • seja sincero e diga: “Preciso que vocês me ajudem, pois me deu um branco… Onde é que eu estava mesmo?”

22. Aprendendo a lidar com objeções

Se você espera enfrentar algum tipo de hostilidade durante sua apresentação, ensaie mais vezes, antecipando-se às possíveis objeções. Isso o deixará mais confiante. Um planejamento técnico, mental e psicológico, aliado ao treino dos mais variados imprevistos, é a melhor garantia para vencer qualquer tipo de barreira.

Um dos passos importantes para o preparo de uma apresentação é antecipar possíveis perguntas e pontos de vista do grupo em questão. Depois, planeje a “resposta adequada”, que deve ser a mais sucinta possível. Se você levar 10 minutos para responder a cada uma das perguntas, não conseguirá atender à maior parte das solicitações da platéia. Além disso:

  • ouça atentamente a pergunta;
  • agradeça pela pergunta;
  • pense antes de responder a ela;
  • responda para toda a platéia.

23. Perguntas da platéia devem ser bem-vindas

Uma pergunta não é uma ameaça. Relaxe, pense, planeje e só então responda. Busque respostas objetivas e, se o ouvinte não entender, repita a resposta de outra forma. Procure sempre exemplificar.

Se não tiver uma resposta para a questão, seja franco. Responda de acordo com seus conhecimentos.

24. Mantenha a serenidade

Se uma pessoa da platéia fizer uma pergunta agressiva com o claro objetivo de desestabilizar sua segurança, não entre no clima de hostilidade que o outro está querendo impingir. Pense bem antes de responder, conte até 5, respirando profundamente, puxe o “fio” para se centrar e só então responda com tranqüilidade, sem ironia, com elegância e educação. O apresentador deve manter a postura e responder sempre da melhor maneira, especialmente para o ouvinte indelicado que está “testando” você.

Para ganhar tempo diante de uma pergunta capciosa ou inconveniente, você pode pedir à pessoa que repita a pergunta. Assim, você terá tempo de pensar na resposta, e a tendência é que a pergunta seja formulada de maneira mais branda. Outra possibilidade é o próprio comunicador repetir a pergunta, retirando o tom ácido ou pejorativo, com o intuito de esclarecer, não de confrontar.

25. Seja sincero

Se você não sabe como responder bem a uma pergunta, informe aquilo que sabe e diga que poderá passar outros dados por e-mail ou no seu site tão logo consiga aprofundar a resposta mediante pesquisa ou consulta a terceiros.

26. Platéia tímida…

Para o comunicador, as perguntas são o melhor termômetro para avaliar sua apresentação in loco. Portanto, incentive a participação da audiência!

27. O “macro” deve ser combatido com o “mini”

Quando a platéia toma a palavra, é comum surgirem perguntas muito genéricas ou muito amplas que exigem respostas muito longas. A solução é responder resumidamente e explicar ao indagador que ele encontrará mais detalhes no material impresso do curso ou palestra.

28. Saiba direcionar as perguntas

Por mais mal formulada que seja a pergunta, o apresentador nunca deve aproveitar a resposta para, de alguma forma, corrigir o questionador. Além disso, se ele perceber que um espectador tem dificuldade para formular uma pergunta, espere a pessoa tentar se expressar antes de ajudá-la, pois isso pode inibi-la ou fazer que se sinta de alguma forma humilhada. Se for inevitável intervir, diga algo como: “O que você quer me perguntar é…”.

29. A arte de ouvir a platéia e “dar o seu recado”

  • Preste atenção naquilo que está sendo perguntado e procure captar a intenção da pergunta.
  • Observe como o espectador fez a pergunta: o tom de voz, a ênfase, os gestos etc.
  • Se a platéia for grande, repita a pergunta para que todos a ouçam. Outras pessoas podem ter a mesma dúvida.
  • Na hora de responder, dirija-se a quem perguntou e logo depois responda para toda a platéia para evitar que a maioria perca o interesse.
  • Procure responder a todas as perguntas. Se sentir que alguém está monopolizando a atenção, aproveite o primeiro ponto final do interlocutor. Então, repita o que foi perguntado, dê uma resposta e imediatamente passe para outro interlocutor que queira perguntar.
  • Ao ouvir as opiniões da platéia, evite expressões rápidas e respostas que evidenciem avaliações precipitadas. Respeite repertórios e referências diferentes.

30. Conclusão com criatividade…

Evite concluir sua apresentação com um mero: “Bem, é tudo por hoje…”

Uma sessão de trabalhos que você planejou com tanto carinho e para a qual se preparou com profissionalismo merece uma conclusão bem formulada. Se não conseguir pensar em nada especial para o encerramento ou se o tempo disponível não permitir, pelo menos conclua com firmeza, recapitulando os pontos principais e a mensagem-chave.

Utilize uma imagem, um fato, uma parábola que reforce todo o trabalho e tenha interesse para os espectadores. Tente criar uma frase sugestiva e marcante que irá fortalecer os argumentos e facilitar a retenção dos conceitos.

 

Após a apresentação: avaliando…

1. Celebração…

É interessante comemorar, pois só você sabe o quanto batalhou por seu sucesso.

Mas não é só isso. Esse é também o momento de realizar uma auto-análise quanto:

  • a feedbacks recebidos e “percebidos”;
  • à consistência do trabalho;
  • à distribuição do tempo nas fases de introdução, desenvolvimento e conclusão;
  • à capacidade de lidar com os imprevistos e as possíveis objeções da platéia;
  • a níveis de interação com o público.

2. A prática leva à perfeição…

Tenha em mente que as comunicações avançam à medida que as falhas são corrigidas. Treino é a regra do jogo.

 

TRECHO DO LIVRO “FALAR BEM É FÁCIL”
Eunice Mendes
Lena Almeida
Marco Polo Henriques