O raio-x de uma apresentação

Uma  apresentação deve dividir-se em três etapas: a introdução, o desenvolvimento e a conclusão. O tempo de duração de cada uma das etapas pode obedecer ao seguinte critério:

  • 20% para a INTRODUÇÃO;
  • 70% para o DESENVOLVIMENTO;
  • 10% para a CONCLUSÃO.

Mas pode variar de acordo com os objetivos, o tipo de evento e as necessidades do público.

A introdução

Nesta etapa o comunicador estabelece contato com a platéia, estimula o diálogo, procura despertar o interesse para o tema que ele irá apresentar. É o momento de “quebrar o gelo” e conquistar o ouvinte.

A fase da introdução, principalmente os cinco minutos iniciais, é muito delicada devido à tensão criada no primeiro contato com o público. Não é exagero afirmar que as primeiras palavras, os gestos e atos podem construir ou destruir a relação de confiança com a platéia.

Algumas sugestões:

Cumprimente os presentes. As opções vão do informal (“Olá, obrigado pela presença de vocês…”) ao formal (“Excelentíssimos senhores”), dependendo do grupo. O clássico “Senhoras e senhores” ainda se encaixa em diversos tipos de apresentação. Você pode também iniciar com um simples “Bom dia a todos”.

  1. Apresente-se: diga seu nome, quem é e o que faz.
  2. Diga o título da palestra e que objetivos você pretende alcançar.
  3. Reforce a importância do assunto, o que a platéia ganhará por ouvi-lo (a) e o que você espera dela.
  4. Esclareça a metodologia e os recursos que serão utilizados.
  5. Informe o tempo de duração da apresentação e se haverá um intervalo para o café, almoço ou jantar.
  6. Defina como será a participação do público e se suas perguntas serão feitas durante ou após a apresentação.

Outros exemplos de introdução

  1. Comece fazendo uma pergunta estimulante (desde que saiba a resposta).
  2. Lance várias perguntas para a platéia no decorrer da exposição.
  3. Conte uma parábola ou uma história que tenha relação com  o tema da apresentação.
  4. Declame um verso famoso que tenha relação com o tema exposto ou leia um trecho de um livro.
  5. Interligue o tema da exposição ao cotidiano e aos interesses dos interlocutores.

Na introdução, evite:

  • Começar com uma piada.
  • Não dizer o título da apresentação.
  • Ficar se apresentando e se autopromovendo sem parar.
  • Começar com frase negativa.
  • Desculpar-se o tempo todo.
  • Dizer “vou roubar uns minutinhos da sua atenção”.
  • Ou: ”Não estou à altura de tão seleta platéia”.
  • Demonstrar mau humor ou qualquer outro sentimento negativo em relação ao grupo.

Dizer que o assunto é muito complexo e que dará somente uma “pincelada”.

O Desenvolvimento

É a apresentação propriamente dita. É o conjunto dos fatos, provas e argumentos que são organizados de forma consistente para dar sustento às idéias que são apresentadas à platéia.

Nesta fase o comunicador pode usar todos os meios disponíveis para facilitar a comunicação, como a seguir:

  1. Enumere os tópicos (“primeiro”, “segundo”, “terceiro”); evite passar do quinto.
  2. Relacione o assunto com passado, presente e futuro.
  3. Relacione o tema com um fato histórico.
  4. Apresente razões, provas, ilustrações.
  5.  Aponte prós e contras a respeito do assunto.
  6. Apresente dados estatísticos.
  7. Se o tema for complexo, repita as idéias de diversas formas para reforçar a principal.
  8. Dê exemplos.
  9. Apresente o conteúdo partindo do que é conhecido para o desconhecido, do simples para o complexo, do mais para o menos freqüente.
  10. De vez em quando, faça um resumo do que foi dito.
  11. Faça analogias, comparações e metáforas.

No desenvolvimento, evite:

  •  Apresentar argumentos inconsistentes.
  • Inventar dados para impressionar a platéia.
  • Fazer citações sem citar a fonte.
  • Apresentar dados e estatísticas desatualizados.
  • Fazer generalizações.
  • Reforçar preconceitos.
  • Repetir-se na argumentação.
  • Fazer citações em excesso.

A conclusão

O desfecho de uma apresentação é a parte em que o comunicador vai sintetizar com o máximo de precisão e ênfase os argumentos desenvolvidos na etapa anterior.

A conclusão deve destacar o que foi relevante, porque visa à aplicação prática e ao proveito que os ouvintes tirarão do que foi exposto.

Uma boa conclusão tece comentários sobre o futuro e projeta perspectivas.

Você também pode:

  • Ilustrar a idéia central com uma história curta.
  • Fazer uma citação criativa.
  • Fechar com uma frase sugestiva.

Na conclusão, evite:

  • Acrescentar novas idéias.
  • Mostrar-se cansado(a).
  • Ficar se repetindo.
  • Dizer que esqueceu de trazer “um filme muito interessante para o fechamento”.
  • Pedir desculpas por não ter mais tempo.
  • Terminar dizendo: “Espero não ter chateado demais vocês” ou “Obrigado por me agüentarem por tanto tempo”.